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会议管理制度

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文件编号 版 本 TQ-QW-C001-2015 A.0 人事行政部 拟 制 核 准 方晴葳 管理者代表 总经理 会议制度 审 批 所属部门 修订履历 版本 A.O 发布日期 实施日期 拟制人 方晴葳 更改简述 发布日期:2015 年 6 月 11 日 实施 :2015 年 6 月 11 日 1/4

文件编号 版 本 TQ-QW-C001-2015 A.0 人事行政部 拟 制 核 准 方晴葳 管理者代表 总经理 会议制度 审 批 所属部门 1. 总则 1.1 实现有效管理,促进公司各部门之间的沟通与协调; 1.2 协调各部门的工作方法、工作进度、人员调配; 1.3 提高各部门的工作效率、各部门的工作进度; 1.4 集思广益,提出改进性、开展性的工作方案; 1.5 进一步强化中高层管理者的绝对责任观和领导力; 1.6 进一步强化上传下达的信息渠道,准确、及时的传达公司管理动态、经营思路、发展方向,统一思想。

2. 适用范围 适用于深圳市太清凉茶甜品有限公司。

3. 会议类别 年度会议、月度会议、周例会议、店长会议和专题会议。

4. 会议时间、地点及主要内容 4.1 年度会议: 每年一次, 会议时间及地点需根据公司年未的运营情况而定, 由总经办主持, 人事行政部组织, 各部门参与。

各职能部门负责人对本部门年度工作业绩进行总结,来年工作进行计划;公司对取得佳绩的部门与个人 进行奖励。

4.2 月度例会:每月一次,于次月的 10 日召开,由总人事行政部主持,各职能部门负责人参与,如会议议题 与其他相关人员有关,由总经办指定相关人员参加; 各职能部门负责人汇报本月部门工作业绩,下月工计划。

5 日前各部门负责人将月度工作报表以邮件发送 至人事行政部经理邮箱,由人事行政部经理汇总打包发送给总经理及股东。

早会:每个工作日早上 8:50-9:20 定为公司的早会时间,除外出培训或出差人员外,所有在司办公人员一 律于糯米糍厅集合早会,早会在司人员轮流主持。

4.3 专题会议:专题会议为处理专门问题或特殊分配任务而进行的会议,与会者就某一议题进行学习和讨论、 分享知识、技能和解决问题提出方法和建议并最终做出决议(定) 。

专提会议的时间地点由组织部门临时 通知,由会议组织部门指定会议主持。

4.4 年度、月度会议如遇特殊情况未能按时召开由人事行政部另行通知。

4.5 参会人员不得无故不参加,特殊原因无法参加的必须由总经办审批,并提前指定熟悉本部门事务的代表 5. 会议议程 5.1 主持人检查人员到会情况,宣布会议开始; 5.2 公司重大宣布,如没有直接进入下一步; 5.3 各部门汇报工作情况(月例会:上月工作情况,下月工作计划),提出问题; 5.4 各部门工作汇报按如下顺序进行:营销部→财务部→研发部→人事行政部; 5.5 参会人员对汇报部门工作进展、计划进行评价与修正,解决问题; 发布日期:2015 年 6 月 11 日 实施 :2015 年 6 月 11 日 2/4

文件编号 版 本 TQ-QW-C001-2015 A.0 人事行政部 拟 制 核 准 方晴葳 管理者代表 总经理 会议制度 审 批 所属部门 5.6 各部门汇报完毕后总经理进行总结,做出工作部署; 5.7 会议的其它事项。

5.8 会议结束,主持人宣布散会; 5.9 注意事项:各部门按会上确定的计划实施工作,由人事行政部负责督办。

6. 会议要求 6.1 公司会议按例行规定的时间、 地点、 内容和汇报程序来组织召开, 各部门按时提交月度、年度总结与计划, 如会议时间、地点有所变更另行通知; 6.2 会议坐位坐次按入场顺序入座; 6.3 会议召集人员提前 10 分钟入场,与会者提前 5 分钟入场; 6.4 实行会议签到制,参会人员不得迟到、早退、中途离场,如遇前述三种情况者每次予以 50 元的乐捐; 6.5 特殊情况需请假者必须提前 1 天向总经理请假; 6.6 会议期间不得交头接耳,不得接听电话和接待客人,关掉或消音所有个人通讯工具,有紧急情况请示会议 主持,否则一次乐捐 50 元; 6.7 会议室内严禁大声喧哗与来回走动; 6.8 参会人员必须简单扼要,必须做到提前准备; 6.9 会议乐捐款项纳入会议经费中,由行政人事部记帐,财务管理。

7. 会议记录 7.1 公司会议由主持人临时指定人员整理会议记录; 7.2 专题会议由会议组织者安排人员记录,会议记录需经相关领导审批后发布; 7.3 重要会议决议或记录未正式公布前,与会者不得提前透露会议内容; 7.4 属机密性会议内容,其会议纪要按授权范围和规定的时间仅在有关部门之间传阅,不得借阅或复印; 7.5 会议录要先送交会议主持人核阅,核阅后邮件发送各个参会人员; 7.6 各部门参会人员均应记录会议要点,与本身工作相关内容应详记; 7.7 所有会议纪录要原稿由人事行政部存档。

8. 会务安排 8.1 会务总负责由总经办统筹,人事行政部协助; 8.2 人事行政部负责会议通知发送、会议现场管理; 8.3 人事行政部负责会议室布置、会议资料的发放、会议签到、茶水安排等的会议后勤工作。

9. 注意事项 9.1 内容不得偏离议题。

9.2 内容不能出于个人的利害或进行人身攻击。

9.3 个人时不可长篇大论,滔滔不绝或过于冗长。

9.4 不可取用不正确的资料。

9.5 不要尽谈些期待性的预测。

发布日期:2015 年 6 月 11 日 实施 :2015 年 6 月 11 日 3/4

文件编号 版 本 TQ-QW-C001-2015 A.0 人事行政部 拟 制 核 准 方晴葳 管理者代表 总经理 会议制度 审 批 所属部门 9.6 不可不懂装懂,胡言乱语。

9.7 尽量不要谈到抽象论或观念论。

9.8 的内容应该朝着结论推进。

9.9 主持人应当引导在预定时间内做出结论。

9.10 9.11 9.12 9.13 9.14 9.15 9.16 9.17 10. 附则 10.1 本制度解释权归人事行政部,自总经理批准之日起施行。

11. 附件 11.1 《会议记录模板》 11.2 《会议签到表》 11.3 《会议流程图》 讨论会议者不可过于集中于某些人。

小组讨论会议不可从头到尾沉默到底。

全体会议人员都应专心聆听。

不可打断他人的。

不可对者吹毛求疵。

在必须延长会议时间时,应取得大家的同意,并决定延长的时间。

应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。

应当把决议付诸实行的程序理出,加以确认。

发布日期:2015 年 6 月 11 日 实施 :2015 年 6 月 11 日 4/4

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